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  3. 善用語音訊息,交辦工作事項,提升工作成效。

善用語音訊息,交辦工作事項,提升工作成效。

2023 Aug 29 經營管理
內容目錄
  1. 背景分析
  2. 善用方法
  3. 其他提醒


前言

寫這篇文章的原因,是最近一年和許多不同老闆(主管)做互動時,發現有時會討論到除了打字以外,他們也會發送語音訊息,跟部屬交辦工作,普遍成效不佳,但他們又只能利用碎片時間,匆匆下達指令。

我本身打字速度較快,較少運用語音訊息,但我身邊有幾位善用語音訊息交辦任務的前輩,我學到幾招撇步,借用前輩的智慧和大家分享。

接下來,文章會分為三大段,一、背景分析,二、善用方法,三、其他提醒。
 


背景分析

為了後續行文方便,會將訊息兩端分為「發端」與「收端」。

概括使用語音訊息交辦工作的利弊。
好處:省時省力免打字
壞處:對方是否有讀,讀了是否有懂,懂了是否有做,做了是否有回報(進度)?

使用語音訊息交辦工作,通常是在LINE或FB messenger,一對一或是群組的情況。

主要會有兩類訊息的傳遞:

  1. 告知資訊(to inform)
  2. 分派任務(to assign)

這兩類訊息,在訊息設計略有不同,在第二段方法,再進一步說明。

我從通訊工具的功能限制,以及收聽人的立場來進行簡單的分析。

無論是Line或messenger本身的功能用在聊天很可以,但用來交辦工作,就很侷限。

以Line來說,用LINE聽語音訊息的限制在於時間軸無法控制,一開始聽就要聽完整段,萬一斷掉(如電話插撥),又要從頭開始重聽。

對「發端」方便,但對「收端」就成了苦差事。

對照閱讀文字,可以快速瀏覽,搜尋全文中的關鍵資訊,在時間上,可以有一定的「壓縮率」;聽語音訊息,則是五分鐘的內容,就是要聽五鐘,不能跳轉、也無法用1.5或2倍速來聽,不存在壓縮的可能。

如果,一則語音訊息太長,對「收端」來說,就要找到一段充裕的時間,至少足夠對應聽取的時間,一次聽完,避免反覆從頭再聽。

再來,「收端」可以在文字截圖畫重點,提醒自己下一個行動要做什麼;語音訊息對「收端」來說,就需要邊聽,邊整理內容的重點,如果資訊量太多,就不容易用大腦記住,還需要寫筆記或輸入到手機的備忘錄。

「發端」認為說得很清楚的語音訊息,對於「收端」來說,是要同時進行收聽、理解、摘要、記憶、判斷、決定、行動,一連串的流程,只要有一個環節沒做好,成效即大打折扣。

「收端」的理解及執行成效,取決於「發端」如何發送、編輯訊息。
 


善用方法

在開始分享方法前,我想強調一個重點,我們會用語音訊息交辦事項,主要目的是想要節省時間,提升成效的「效」,是效果、是成果,不是效率,如果沒有成果,光是發送快一點意義也沒有。

如同我們都學過,安全地把剪刀遞送給另一個人的時候,「發端」要握住合併的刀刃,讓「收端」接過握柄。我們在發送語音訊息時,也是同樣的觀念。

以下是3個使用語音訊息交辦工作的撇步,提供大家參考。

1、結構化:將要傳遞的訊息(任務),切成{前言}、{條列}、{結尾}。

{前言},先說任務具體要求或目的,再說明步驟或原因。

例如,
要求:寶爺的貴賓明天晚上在紅樓聚餐,不吃魚、不吃兩隻腳的,提醒廚房備餐要注意。
說明:寶爺聚餐的目的是要談合作,要找人投資,如果出包,我們餐廳就準備關門了。

{條列},將要說明的事情,用列點的方式說。

例如,以下共分三點說明,第1點、第2點、第3點。
這樣的方式,可以幫助「收端」,掌握訊息的重點內容,及維持注意力。

{結尾},簡短再次說明任務目標、期限,提醒任務的重要性,及要求回應的「暗號/口令」或書面的摘要。

為了確保「收端」有完整聽完語音訊息,可以在內容的最後,提出如果聽完,請在幾點幾分前,以文字回覆「Yes」(暗號)或「使命必達」(暗號),每次訊息的暗號都不同,減少「收端」常回覆「OK、收到、嗯嗯、好」之類的回覆。當回覆的「暗號」一致,就確保「收端」至少有聽完。

如果訊息內容較多,且較複雜,就要求「收端」聽完後,先用文字整理摘要,再發回群組,進行核對,再做下一個動作。

2、化整為零:考慮「收端」的情況,將語音訊息內容分段錄製,每則時間長度控制在30秒至1分半,最多不超過兩分鐘。

這樣可以避免萬一中斷要重聽時,重聽的時間不會太長。(分段做得好,煩惱就會少)


3、文字結尾:LINE的訊息會跳出通知,最新的訊息會到在通知列最上面,所以若能以文字結尾,便會更快讓「收端」的夥伴注意到。

我會建議文字結尾時,可以寫這些內容:
指定人,說明主旨、任務期限,「收端」才會依任務的急迫性,調整手邊的工作順序,評估什麼時候必須把語音訊息聽完,並採取行動。

例如,@張三風,請在下午三點前聽完以上五則留言,並將摘要整理回傳至群組。

以上3個撇步:結構化、化整為零、文字結尾,提供大家參考。

補充說明,「告知資訊」及「分派任務」的訊息設計上的差異。

「分派任務」,在前面行文已有較多敍述及舉例,就不再贄述。

「告知資訊」的目的,是要讓團隊成員對資訊的變化產生同步的作用,所以可以把重點放在說明成員未知或似懂非懂的事項,並在結尾時,請成員以「文字」回覆理解,或對不理解的部分提出疑問,以便進行釐清。
 


其他提醒

一些語音訊息的觀察和大家分享。

語音訊息對「發端」是省時省力的工具,對「收端」則是要調動較多注意力及時間去處理,在訊息設計時,能以幫助對「收端」節少耗能,就能提升團隊的生產力。

付錢的人比較常是對「發端」,收錢的人比較常是對「收端」。前者是老闆(主管)或甲方,後者是員工(下屬)或乙方。語音訊息這種形式,有隱藏的權力關係或上下層級關係,如果員工要發語音訊息給老闆,務必確定彼此有默契,或相較於文字,語音訊息能替老闆節省時間、注意力。

否則老闆聽半天,聽不到重點,我確定員工會被修理得很慘;甲方甚至會取消和乙方的合作,話都說不清楚,無法期待合作成果。

LINE或Messenger的使用成本不高,除了文字、語音,還可以搭配圖片、短影片,不同的媒體形式,各有不同側重,但目的只有一個,提升團隊協作成效。

最後,特別感謝好朋友睿思管理顧問楊LILY執行長,在協助審稿後,分享她在中國工作期間使用微信及回台灣使用LINE的寶貴經驗。

微信是中國普及率極高的通訊app,許多用戶也極為習慣使用語音訊息進行溝通,常在影劇節目中可看到相關情境。

微信和LINE有極大的差異在於,微信的一則語音訊息時長最多1分鐘,會自動斷開,這樣的限制,會訓練使用者,在一分鐘內說清楚一件事,反覆訓練,語言更加精鍊。

另一個差異是,微信內建一功能,一鍵將「語音訊息轉文字」,對「收端」來說,可用聽的,也可轉文字後用讀的,看當時的環境怎麼處理訊息較方便。

LILY回到台灣初期在LINE群也是用語音訊息和夥伴討論工作,不料,很快就被群組成員要求「麻煩以文字表達,我們不習慣聽語音訊息。」被狠狠打槍。深刻感受到「文化衝擊」。

謝謝你閱讀到這邊,如果對你有啟發、幫助,還請幫我按讚、訂閱、開啟小鈴噹。(並沒有 😛)

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