善用語音訊息，交辦工作事項，提升工作成效。

前言

寫這篇文章的原因，是最近一年和許多不同老闆(主管)做互動時，發現有時會討論到除了打字以外，他們也會發送語音訊息，跟部屬交辦工作，普遍成效不佳，但他們又只能利用碎片時間，匆匆下達指令。

我本身打字速度較快，較少運用語音訊息，但我身邊有幾位善用語音訊息交辦任務的前輩，我學到幾招撇步，借用前輩的智慧和大家分享。

接下來，文章會分為三大段，一、背景分析，二、善用方法，三、其他提醒。
 

背景分析

為了後續行文方便，會將訊息兩端分為「發端」與「收端」。

概括使用語音訊息交辦工作的利弊。
好處：省時省力免打字
壞處：對方是否有讀，讀了是否有懂，懂了是否有做，做了是否有回報(進度)？

使用語音訊息交辦工作，通常是在LINE或FB messenger，一對一或是群組的情況。

主要會有兩類訊息的傳遞：

1. 告知資訊(to inform)
2. 分派任務(to assign)

這兩類訊息，在訊息設計略有不同，在第二段方法，再進一步說明。

我從通訊工具的功能限制，以及收聽人的立場來進行簡單的分析。

無論是Line或messenger本身的功能用在聊天很可以，但用來交辦工作，就很侷限。

以Line來說，用LINE聽語音訊息的限制在於時間軸無法控制，一開始聽就要聽完整段，萬一斷掉(如電話插撥)，又要從頭開始重聽。

對「發端」方便，但對「收端」就成了苦差事。

對照閱讀文字，可以快速瀏覽，搜尋全文中的關鍵資訊，在時間上，可以有一定的「壓縮率」；聽語音訊息，則是五分鐘的內容，就是要聽五鐘，不能跳轉、也無法用1.5或2倍速來聽，不存在壓縮的可能。

如果，一則語音訊息太長，對「收端」來說，就要找到一段充裕的時間，至少足夠對應聽取的時間，一次聽完，避免反覆從頭再聽。

再來，「收端」可以在文字截圖畫重點，提醒自己下一個行動要做什麼；語音訊息對「收端」來說，就需要邊聽，邊整理內容的重點，如果資訊量太多，就不容易用大腦記住，還需要寫筆記或輸入到手機的備忘錄。

「發端」認為說得很清楚的語音訊息，對於「收端」來說，是要同時進行收聽、理解、摘要、記憶、判斷、決定、行動，一連串的流程，只要有一個環節沒做好，成效即大打折扣。

「收端」的理解及執行成效，取決於「發端」如何發送、編輯訊息。
 

善用方法

在開始分享方法前，我想強調一個重點，我們會用語音訊息交辦事項，主要目的是想要節省時間，提升成效的「效」，是效果、是成果，不是效率，如果沒有成果，光是發送快一點意義也沒有。

如同我們都學過，安全地把剪刀遞送給另一個人的時候，「發端」要握住合併的刀刃，讓「收端」接過握柄。我們在發送語音訊息時，也是同樣的觀念。

以下是３個使用語音訊息交辦工作的撇步，提供大家參考。

１、結構化：將要傳遞的訊息(任務)，切成｛前言｝、｛條列｝、｛結尾｝。

｛前言｝，先說任務具體要求或目的，再說明步驟或原因。

例如，
要求：寶爺的貴賓明天晚上在紅樓聚餐，不吃魚、不吃兩隻腳的，提醒廚房備餐要注意。
說明：寶爺聚餐的目的是要談合作，要找人投資，如果出包，我們餐廳就準備關門了。

｛條列｝，將要說明的事情，用列點的方式說。

例如，以下共分三點說明，第1點、第2點、第3點。
這樣的方式，可以幫助「收端」，掌握訊息的重點內容，及維持注意力。

｛結尾｝，簡短再次說明任務目標、期限，提醒任務的重要性，及要求回應的「暗號／口令」或書面的摘要。

為了確保「收端」有完整聽完語音訊息，可以在內容的最後，提出如果聽完，請在幾點幾分前，以文字回覆「Yes」(暗號)或「使命必達」(暗號)，每次訊息的暗號都不同，減少「收端」常回覆「ＯＫ、收到、嗯嗯、好」之類的回覆。當回覆的「暗號」一致，就確保「收端」至少有聽完。

如果訊息內容較多，且較複雜，就要求「收端」聽完後，先用文字整理摘要，再發回群組，進行核對，再做下一個動作。

２、化整為零：考慮「收端」的情況，將語音訊息內容分段錄製，每則時間長度控制在30秒至1分半，最多不超過兩分鐘。

這樣可以避免萬一中斷要重聽時，重聽的時間不會太長。(分段做得好，煩惱就會少)

３、文字結尾：LINE的訊息會跳出通知，最新的訊息會到在通知列最上面，所以若能以文字結尾，便會更快讓「收端」的夥伴注意到。

我會建議文字結尾時，可以寫這些內容：
指定人，說明主旨、任務期限，「收端」才會依任務的急迫性，調整手邊的工作順序，評估什麼時候必須把語音訊息聽完，並採取行動。

例如，@張三風，請在下午三點前聽完以上五則留言，並將摘要整理回傳至群組。

以上３個撇步：結構化、化整為零、文字結尾，提供大家參考。

補充說明，「告知資訊」及「分派任務」的訊息設計上的差異。

「分派任務」，在前面行文已有較多敍述及舉例，就不再贄述。

「告知資訊」的目的，是要讓團隊成員對資訊的變化產生同步的作用，所以可以把重點放在說明成員未知或似懂非懂的事項，並在結尾時，請成員以「文字」回覆理解，或對不理解的部分提出疑問，以便進行釐清。
 

其他提醒

一些語音訊息的觀察和大家分享。

語音訊息對「發端」是省時省力的工具，對「收端」則是要調動較多注意力及時間去處理，在訊息設計時，能以幫助對「收端」節少耗能，就能提升團隊的生產力。

付錢的人比較常是對「發端」，收錢的人比較常是對「收端」。前者是老闆(主管)或甲方，後者是員工(下屬)或乙方。語音訊息這種形式，有隱藏的權力關係或上下層級關係，如果員工要發語音訊息給老闆，務必確定彼此有默契，或相較於文字，語音訊息能替老闆節省時間、注意力。

否則老闆聽半天，聽不到重點，我確定員工會被修理得很慘；甲方甚至會取消和乙方的合作，話都說不清楚，無法期待合作成果。

LINE或Messenger的使用成本不高，除了文字、語音，還可以搭配圖片、短影片，不同的媒體形式，各有不同側重，但目的只有一個，提升團隊協作成效。

最後，特別感謝好朋友睿思管理顧問楊LILY執行長，在協助審稿後，分享她在中國工作期間使用微信及回台灣使用LINE的寶貴經驗。

微信是中國普及率極高的通訊app，許多用戶也極為習慣使用語音訊息進行溝通，常在影劇節目中可看到相關情境。

微信和LINE有極大的差異在於，微信的一則語音訊息時長最多1分鐘，會自動斷開，這樣的限制，會訓練使用者，在一分鐘內說清楚一件事，反覆訓練，語言更加精鍊。

另一個差異是，微信內建一功能，一鍵將「語音訊息轉文字」，對「收端」來說，可用聽的，也可轉文字後用讀的，看當時的環境怎麼處理訊息較方便。

LILY回到台灣初期在LINE群也是用語音訊息和夥伴討論工作，不料，很快就被群組成員要求「麻煩以文字表達，我們不習慣聽語音訊息。」被狠狠打槍。深刻感受到「文化衝擊」。

謝謝你閱讀到這邊，如果對你有啟發、幫助，還請幫我按讚、訂閱、開啟小鈴噹。(並沒有 😛)